Dématérialisation des factures fournisseurs

SAP | Vendor Invoice Management

Un traitement rapide, précis et efficace des factures fournisseurs est le meilleur moyen d’améliorer la productivité du métier, les flux de trésorerie et les relations avec ses fournisseurs. OpenText™ Vendor Invoice Management for SAP® automatise le traitement des factures fournisseurs via une interface sécurisée et simple d’utilisation. Intégrant les technologies d’OCR et de rapprochement avec les bases de données SAP ERP, la solution identifie les fournisseurs et les factures avec ou sans commandes. Ainsi, OpenText™ Vendor Invoice Management for SAP® élimine drastiquement les saisies manuelles pour les factures entrantes, réduisant tout risque commercial, et assure le paiement à échéance à travers un workflow d’approbation entre les différents utilisateurs métiers.

Maitrisez le processus de gestion des factures fournisseurs

Recevoir

Numérisation des factures papier reçues par courrier ou par import des images électroniques se trouvant dans un répertoire ou reçues par email.

LAD | RAD

Les métadonnées ou données d’index sont validées par rapport à la base de données SAP. Une exception est déclenchée en cas d’échec de la validation.

Vérifier et compléter

Les données capturées sont contrôlées, enrichies et complétées afin de garantir par la suite que la création de la facture soit en cohérence avec la base de données SAP.

Gérer les anomalies

Une anomalie est déclenchée si la nouvelle facture est identifiée comme étant un doublon d’une facture existante, un défaut de quantité, du prix ou de la table de produits commandées.

Valider

Pré-traitement des factures : des règles de gestion sont appliquées pour détecter d’autres anomalies et obtenir un workflow d’approbation avant l’enregistrement.

Payer

La facture est enregistrée et validée pour paiement. L’image du scan est finalement associé à l’écriture comptable. La facture part en archivage si un outil y est connecté.

Traitement des factures multi-supports à tous les niveaux

Capture des données de facture

Reporting et suivi des traitements

Workflow d’approbation

Bénéfices de la solution :

  • Accélération des opérations de la comptabilité fournisseurs.
  • Réduction des coûts tout en améliorant la productivité.
  • Vision globale et reporting précis du traitement des factures.
  • Conformité réglementaire propre à chaque pays.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs en raccourcissant le processus de paiement.
  • Mise à disposition des fournisseurs d’une plateforme de suivi de l’état des factures.
  • Amélioration de la gestion de la trésorerie en rationalisant le processus de paiement.
  • Intégration optimale dans l’environnement SAP.

Chiffres clés

  • Réduction des coûts de main d’oeuvre de 60%.
  • Réduction de 95% des demandes d’information des Fournisseurs.
  • Diminution de 50% du coût de traitement par facture fournisseur.
  • Réduction de 90% des pertes liées à des pénalités pour retard de paiement.
  • Augmentation de 40% de la productivité.
  • Mise en oeuvre sur 11 semaines en moyenne.
  • Intégration complète dans SAP.

Ces informations sont issues de retours d’expérience Clients d’OpenText

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